Je viens de réaliser combien de relevés bancaires et de factures s'accumulent dans mon tiroir. Je me demande si je devrais tous les conserver ou simplement en jeter la plupart. Il s'avère qu'il existe en fait un système pour cela.

Voici ce que j'ai appris : il suffit généralement de conserver les relevés bancaires et de cartes de crédit pendant environ un an. Après cela, la plupart des gens peuvent simplement y accéder numériquement via leur banque. Mais voici le truc—si vous traitez des documents liés aux impôts, il faut penser plus grand. L'IRS peut vous auditer jusqu'à sept ans en arrière s'ils suspectent quelque chose, alors conservez vos déclarations de revenus et documents justificatifs (y compris les relevés bancaires) pendant toute cette période de sept ans. Cela couvre des choses comme les formulaires W-2, 1099, dons caritatifs, dépenses médicales, et oui, même les factures de services publics si vous déduisez un bureau à domicile.

Pour les chèques annulés, un an suffit généralement à moins qu'ils ne soient liés à votre déclaration d'impôts. Les factures sont similaires—la plupart des talons de facture peuvent partir après un mois, mais c'est ici que la durée de conservation des factures de services publics compte : si vous utilisez ces dépenses pour des raisons fiscales, conservez-les au moins trois ans. La même logique s'applique.

Maintenant, à propos du stockage. Je gardais tout dans une armoire à fichiers, mais c'est risqué. Le papier peut se perdre ou être endommagé. Beaucoup de gens passent maintenant au numérique, ce qui a du sens. Vous pouvez stocker des copies dans le cloud ou sur un disque dur externe avec protection par mot de passe. Certains font les deux—numérisent les documents importants et gardent les originaux dans un coffre-fort ou une boîte à clés. C'est probablement la démarche la plus sûre pour les documents vraiment critiques comme les polices d'assurance, les contrats hypothécaires ou les déclarations de revenus.

Quand vous êtes prêt à vous débarrasser de vieux documents, ne les jetez pas simplement à la poubelle. Le vol d'identité est réel. Déchiquetez tout ce qui contient des informations personnelles. Cela prend cinq minutes et vous évite de gros ennuis plus tard.

En résumé : soyez stratégique sur ce que vous gardez et pendant combien de temps. Vous réduirez le désordre tout en vous assurant d'avoir ce qu'il faut si quelque chose se présente avec l'IRS ou vos finances.