銀行口座の明細書や請求書が引き出しの中に山積みになっていることに今気づいた。すべてを保管すべきか、それともほとんど捨ててしまうべきか考えていた。実は、これにはシステムがあることがわかった。

だから、私が学んだことは：銀行やクレジットカードの明細書は約1年間だけ保管すれば十分だということだ。その後は、ほとんどの人は銀行からデジタルでアクセスできる。でも、税金に関わるものを扱っている場合は、もっと大きな視野で考える必要がある。もし何か疑わしいことがあれば、IRSは最大7年前まで監査を行うことができるので、税申告書とそれを裏付ける書類（銀行明細書を含む）をその7年間の期間保管しておくこと。これにはW-2、1099、寄付金、医療費、そして自宅オフィスの控除を申請している場合の公共料金請求書も含まれる。

取り消し済みの小切手については、税金と関連しない限り、通常1年で十分だ。請求書も同様—ほとんどの請求書の控えは1か月後に処分できるが、公共料金の請求書をどれだけ長く保管すべきかが重要だ：税務目的でそれらの費用を使う場合は、少なくとも3年間は保管しておく必要がある。同じ理屈だ。

次に、保管についてだが、以前はすべてをファイリングキャビネットに入れていたが、それはリスクが高い。紙は紛失したり損傷したりする可能性がある。今では多くの人がデジタル化しているのは理にかなっている。クラウドや外付けハードドライブにコピーを保存し、パスワード保護をかけることもできる。中には両方を行う人もいる—重要な書類をスキャンして、原本はセーフやロックボックスに保管する。これは、保険証券や住宅ローン契約、税申告書などの非常に重要なものには最も安全な方法だ。

古い書類を処分するときは、ただゴミ箱に捨ててはいけない。個人情報の盗難は現実だからだ。個人情報が記載されたものはシュレッダーにかける。これだけで5分もかからず、後々大きなトラブルを避けられる。

結論としては、何をどれだけ長く保管するかについて戦略的に考えることだ。これにより、不要なものを減らしつつ、IRSや自分の財務に関して何か問題が起きたときに備えることができる。