Chỉ mới nhận ra có bao nhiêu sao kê ngân hàng và hóa đơn đang chất đống trong ngăn kéo của tôi. Đã nghĩ xem liệu tôi có nên giữ tất cả chúng hay chỉ vứt bỏ phần lớn. Hóa ra, thực sự có một hệ thống cho việc này.

Vì vậy, đây là những gì tôi đã học: bạn thực sự chỉ cần giữ sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng trong khoảng một năm. Sau đó, hầu hết mọi người có thể truy cập chúng kỹ thuật số từ ngân hàng của họ. Nhưng đây là điều quan trọng—nếu bạn xử lý bất cứ thứ gì liên quan đến thuế, bạn cần nghĩ lớn hơn. IRS có thể kiểm tra thuế của bạn lên đến bảy năm trở lại nếu họ nghi ngờ có gì đó, vì vậy hãy giữ các tờ khai thuế và các tài liệu hỗ trợ (bao gồm cả sao kê ngân hàng) trong suốt khung thời gian bảy năm đó. Điều này bao gồm các thứ như W-2, 1099, quyên góp từ thiện, chi phí y tế, và vâng, thậm chí cả hóa đơn tiện ích nếu bạn khai khấu trừ văn phòng tại nhà.

Đối với séc đã bị hủy, thường một năm là đủ trừ khi chúng liên quan đến thuế của bạn. Hóa đơn cũng tương tự—hầu hết các phiếu hóa đơn có thể bỏ sau một tháng, nhưng đây là phần quan trọng về thời gian giữ hóa đơn tiện ích: nếu bạn sử dụng các chi phí tiện ích đó cho mục đích thuế, hãy giữ chúng ít nhất ba năm. Cùng một logic áp dụng.

Bây giờ, về lưu trữ. Tôi từng chỉ giữ mọi thứ trong tủ hồ sơ, nhưng điều đó rất rủi ro. Giấy tờ có thể bị mất hoặc hư hỏng. Nhiều người hiện nay chuyển sang số hóa, điều này hợp lý. Bạn có thể lưu bản sao trên đám mây hoặc trên ổ cứng ngoài có bảo vệ bằng mật khẩu. Một số người làm cả hai—quét các tài liệu quan trọng và giữ bản gốc trong két sắt hoặc hộp khóa. Đó có lẽ là cách an toàn nhất cho những thứ cực kỳ quan trọng như hợp đồng bảo hiểm, thỏa thuận vay mua nhà, hoặc tờ khai thuế.

Khi bạn đã sẵn sàng loại bỏ các tài liệu cũ, đừng chỉ vứt chúng vào thùng rác. Trộm cắp danh tính là có thật. Hãy xé nhỏ bất cứ thứ gì có thông tin cá nhân. Mất năm phút và giúp bạn tránh được rắc rối lớn sau này.

Tóm lại: hãy chiến lược về những gì bạn giữ và trong bao lâu. Bạn sẽ giảm thiểu sự lộn xộn trong khi đảm bảo có đủ thứ cần thiết nếu có chuyện gì xảy ra với IRS hoặc tài chính của bạn.